CR réunion du 17 novembre 2008
Compte rendu de la réunion du 17 Novembre 2008
Réunion en vue de préparer plus précisément la soirée à venir et à aborder les divers points en cours.
Retour sur le World Belote Tour :
Au niveau des finances, ce tournoi nous a rapporté seulement 20 €. Mais le but n’était pas de faire du bénéfice, mais de rentrer dans nos frais. Au niveau de l’ambiance, c’est une réussite, car c’était un évènement très convivial auquel de nombreux L1 sont venu participer.
Au niveau de l’alcool, une satisfaction concernant la distribution, avec dans un premier temps les 15 litres de punch, et pour finir les alcools forts en fin de soirée. La régulation sur le temps a été bonne, tout le monde a pu en profiter.
Le seul souci concernant cette soirée est qu’à l’origine ce tournoi comprenait également un championnat PES. Il va donc falloir par la suite mettre en place un tournoi uniquement PES, avec une communication plus officielle (cf. Aftermag) !
Trésorerie :
Nous sommes sensiblement en positif. Malgré le fait qu’il reste des factures en retard à payer : Sacem de l’astrolabe, Ricoh, Duarig,...
Les fonds que nous doivent l’université (FSDIE et droits d’entrée) feront du bien en au compte en banque. Nous espérons également réussir financièrement la soirée du 19 décembre 2008.
Soirée du 19 décembre 2008 :
Soirée de NOEL : soirée marquant la fin des partiels du 1er semestre.
Elle a lieu au BBox. Le prix d’entée sera de 4 € en pré-vente et de 6 € sur place.
Nous avons décidé de faire une Com’ en 3 temps au niveau de l’affichage :
- Une phase teasing en ne lâchant que les informations primordiales
- Une phase sensibilisation en mettant en scène le Père Noël
- Une phase officielle avec l’affiche définitive NOel LIMIT.
Au niveau de l’Aftermag, nous avons pris 4 quart de page qui se suivent (en haut à droite), et une page simple à droite, à la suite (ce qui équivaut à une double page).
Par rapport à Radioscoop, nous avons demandé à passer plutôt l’après-midi.
Nous allons également essayer de mettre en place des vidéos mettant en scène le Père Noël, et les mettre en ligne.
Il faudra bien penser à mettre en place des équipes pour le roulement (distribution de flyers, pré-ventes)
Au niveau des consommation, nous achetons 1500 € de boisson pilote au BBOX : soit 375 vodka pomme.
Les autres cadeaux seront ceux des partenaires : N10, ADA, Scoop, Jules, Manix, SoGé, Les Volcans, Smerra, Studio Hair...Nous y rajouterons les t-shirts d’intégration invendus.
Nous distribuerons également des présents sous le thème de Noël : bonnets du Père Noël en masse. En raison du budget, Nous sommes dans l’obligation de refuser l’idée d’offrir un voyage au ski.
Par rapport à l’animation, nous avons en tête l’idée de faire une distribution de cadeaux par tyrolienne.
Le vote du DJ, en raison des dernières prestations de David (non respect de la playliste demandée, pas de suivi de la check-list d’animation) a donné raison à Richard : ancien DJ du Gormen’s avec qui on a eu l’habitude de travailler.
On souhaiterait également mettre en place un stand photo avec le Père Noël (et la Mère Noël).
De plus, nous offrirons un espace au coiffeur de Studio Hair pour qu’il puisse y réaliser des coiffures gratuites.
AFEC :
Nous devons aider les 2 seuls restant du bureau à s’occuper du « welcome pack » du congrès ayant lieu le 29 novembre.
Une liste va se présenter pour prendre le nouveau bureau en main. Nous recevrons une profession de foie va être transmise à nos étudiants lorsque nous l’aurons reçue
.
Gala :
En fonction des conditions, nous souhaiterions le placer en même temps que la soirée du 5 février 2009 au BBox. Pour ce faire le Gala STAPS aurait lieu dans la petite salle en haut.
Afin de réduire les coûts, nous allons voir avec le lycée hôtelier de Chamelière afin de s’occuper du service, ou même du repas.
Afin de gérer la gestion difficile des permanences dans ce cas là, nous pensons demander au Bbox, en échange d’un plus gros pourcentage sur les entrées, qu’ils s’occupent des entrées et vestiaires.
FFSU :
Les maillots ont été commandés : Football, Hand, Basket. C’est l’ASUC qui les remboursera, Cette année l’implication semble plus importante, et les sports collectifs mieux gérés.
Autres :
Le DVD d’intégration se vendra 3 €.
Mise en vente des sacs DIMA (prix : 35 € et 30 € pour les adhérents). Les commandes s’arrêtent le 15 décembre. Le logo officiel sera décidé avant le 1er décembre.
Merci à toutes les personnes présentes. Cela fait plaisir de voir la présence de nombreux L1 à cette réunion, preuve que la sensibilisation s’est bien passée.